Licențierea serviciilor sociale reprezintă etapa ulterioară acreditării furnizorului și procesul prin care serviciile sociale înființate de acesta obțin dreptul legal de a funcționa și de a furniza servicii sociale către beneficiari. După obținerea certificatului de acreditare ca furnizor de servicii sociale, licențierea confirmă că serviciul social îndeplinește în mod concret standardele minime de calitate stabilite de legislația în vigoare.

Prin procesul de licențiere se certifică faptul că serviciile sociale organizate și furnizate la nivel local dispun de resurse umane calificate, infrastructură adecvată, proceduri interne clare și funcționează efectiv în conformitate cu cerințele legale aplicabile. Licența de funcționare devine, astfel, condiția obligatorie pentru desfășurarea legală a activității fiecărui serviciu social și pentru asigurarea continuității acestuia în cadrul sistemului național de asistență socială.

Scopul licențierii serviciilor sociale

Licențierea serviciilor sociale are ca obiectiv principal asigurarea unui nivel unitar și controlat de calitate în furnizarea serviciilor sociale, prin aplicarea și respectarea standardelor minime de calitate, după ce furnizorul a fost deja acreditat. Acest proces garantează faptul că serviciile sociale funcționează în mod real și eficient, nu doar la nivel declarativ sau procedural.

Totodată, licențierea are un rol esențial în protejarea beneficiarilor, prin garantarea unor condiții decente, echitabile și profesionale de furnizare a serviciilor sociale, adaptate nevoilor acestora. Prin evaluarea directă a serviciilor, licențierea contribuie la prevenirea practicilor neconforme și la asigurarea respectării drepturilor beneficiarilor.

Un alt scop fundamental al licențierii este consolidarea unui sistem național coerent și transparent în domeniul asistenței sociale, în care doar serviciile sociale care funcționează efectiv și respectă standardele legale pot fi incluse în rețeaua națională de servicii sociale. De asemenea, licențierea condiționează accesul la finanțări publice și nerambursabile, inclusiv din fonduri europene, acestea fiind disponibile exclusiv serviciilor sociale licențiate, operate de furnizori acreditați.

Fundamentul legal

Licențierea serviciilor sociale este reglementată printr-un cadru legislativ specific, care stabilește condițiile, procedura și criteriile de evaluare necesare pentru funcționarea legală a serviciilor sociale. Aceasta intervine ulterior acreditării furnizorului și reprezintă condiția obligatorie pentru desfășurarea efectivă a activității fiecărui serviciu social.

Baza legală a procesului de licențiere este stabilită prin Legea nr. 292/2011 a asistenței sociale, care prevede în mod expres că serviciile sociale pot funcționa numai dacă sunt licențiate, în condițiile legii, și înscrise în Registrul electronic unic al serviciilor sociale. Legea consacră principiul potrivit căruia furnizarea serviciilor sociale este permisă exclusiv în cadrul unui sistem reglementat, bazat pe respectarea standardelor de calitate și pe protecția beneficiarilor.

În completarea acesteia, Legea nr. 197/2012 privind asigurarea calității în domeniul serviciilor sociale reglementează mecanismele de evaluare, monitorizare și control ale serviciilor sociale, stabilind faptul că licențierea reprezintă instrumentul principal prin care se verifică respectarea standardelor minime de calitate. Această lege fundamentează rolul licențierii ca garanție a calității serviciilor și a siguranței beneficiarilor.

Procedura de licențiere a serviciilor sociale este reglementată prin metodologii și acte normative specifice, aprobate prin ordine ale ministrului muncii și solidarității sociale, care stabilesc etapele procesului de licențiere, tipurile de licență, documentația necesară și modul de evaluare a serviciilor sociale, în funcție de categoria și tipul acestora.

Organizarea și funcționarea serviciilor sociale sunt reglementate prin legislația primară în domeniul asistenței sociale, precum și prin actele normative subsecvente, respectiv Hotărârea Guvernului nr. 867/2015, care aprobă nomenclatorul serviciilor sociale și cadrul general al standardelor minime de calitate, completate de standardele specifice fiecărui tip de serviciu social, aprobate prin ordine ale ministrului muncii și solidarității sociale.

Începând cu anul 2024, cadrul legal aplicabil licențierii a fost consolidat prin Legea nr. 100/2024 pentru modificarea și completarea unor acte normative în domeniul asistenței sociale, care introduce cerințe suplimentare și întărește mecanismele de control și responsabilitate ale furnizorilor și serviciilor sociale. Aceste modificări au crescut nivelul de rigoare al procesului de licențiere și importanța conformității documentației și a funcționării efective a serviciilor.

Totodată, licențierea serviciilor sociale presupune respectarea standardelor minime de calitate specifice fiecărui tip de serviciu social, aprobate prin ordine ale ministrului de resort, care detaliază cerințele privind personalul, infrastructura, procedurile, managementul de caz și protecția beneficiarilor.

Prin urmare, licențierea serviciilor sociale nu reprezintă o opțiune administrativă, ci o obligație legală expresă, fără de care serviciile sociale nu pot funcționa în mod legal. Aceasta constituie cadrul juridic care asigură calitatea, legalitatea și sustenabilitatea serviciilor sociale, precum și protecția beneficiarilor și integrarea serviciilor în sistemul național de asistență socială.

Etapele licențierii serviciilor sociale

1. Inițierea procedurii de licențiere și constituirea dosarului

Procedura de licențiere a serviciilor sociale este inițiată de autoritatea publică locală, în calitate de furnizor de servicii sociale, prin compartimentul/serviciul de asistență socială organizat la nivelul unității administrativ-teritoriale, cu respectarea prevederilor Legii asistenței sociale.

Licențierea se realizează după obținerea certificatului de acreditare ca furnizor de servicii sociale și se solicită pentru fiecare serviciu social în parte, precum și, după caz, pentru fiecare locație distinctă în care este organizat serviciul social. Autoritatea publică locală are obligația de a solicita licențierea inițială cu cel puțin 60 de zile înainte de darea în funcțiune a serviciului social sau, după caz, înainte de expirarea licenței de funcționare existente.

În această etapă, autoritatea publică locală, prin compartimentul/serviciul de asistență socială, constituie dosarul de licențiere, care reflectă capacitatea instituțională și operațională de a furniza servicii sociale în conformitate cu standardele minime de calitate aplicabile. Dosarul are rolul de a demonstra că serviciul social este organizat și pregătit să funcționeze în condiții legale, sigure și conforme cu cerințele în vigoare.

Dosarul de licențiere cuprinde documente justificative, formulare standard și angajamente asumate de autoritatea publică locală, printre care se regăsesc, în principal:

• cererea de licențiere a serviciului social, semnată de reprezentantul legal al autorității publice locale și înregistrată oficial;

• consimțământul privind efectuarea evaluării, monitorizării și controlului la sediul serviciului social;

• angajamentul de notificare a autorităților competente cu privire la orice modificări intervenite ulterior în organizarea sau funcționarea serviciului social;

• fișa de autoevaluare, completată cu date conforme cu realitatea din teren;

• documentele care atestă dreptul de administrare, concesiune sau folosință asupra spațiului în care funcționează serviciul social;

• hotărârile autorității deliberative privind înființarea și, după caz, actualizarea serviciului social;

• regulamentul de organizare și funcționare al serviciului social;

• documentele privind resursele umane, structura organizatorică și normarea personalului;

• autorizațiile și avizele necesare funcționării, potrivit legislației aplicabile;

• planul de urgență, acolo unde acesta este prevăzut de standardele minime de calitate.

Documentația aferentă procedurii de licențiere se transmite în format electronic sau, după caz, în format fizic, cu respectarea condițiilor prevăzute de normele metodologice aplicabile. În cadrul analizei dosarului, autoritatea competentă poate solicita clarificări și/sau completări ale documentației depuse, solicitări care pot fi formulate în scris, telefonic sau prin mijloace electronice. Autoritatea publică locală, în calitate de furnizor de servicii sociale, are obligația de a transmite documentele solicitate în termen de maximum 5 zile lucrătoare de la data notificării.

Cererea de licențiere a serviciului social este soluționată de autoritatea competentă în termen de 45 de zile de la data înregistrării, termen care poate fi prelungit o singură dată, cu maximum 15 zile, în situațiile prevăzute de legislația în vigoare.

Depunerea unei documentații incomplete sau neconforme, nerespectarea termenului de completare stabilit ori neîndeplinirea cerințelor legale aplicabile atrag respingerea cererii de licențiere, situație în care procedura poate fi reluată exclusiv prin depunerea unui nou dosar de licențiere, cu respectarea integrală a condițiilor legale.

Această etapă constituie fundamentul procesului de licențiere, întrucât evaluarea ulterioară a serviciului social se realizează prin raportare directă la documentația depusă și la conformitatea acesteia cu realitatea din teren, astfel cum este reflectată în fișa de autoevaluare.

2. Evaluarea documentară și evaluarea serviciului social în baza standardelor minime de calitate

După înregistrarea cererii de licențiere și verificarea conformității dosarului depus, autoritatea competentă demarează evaluarea serviciului social, etapă esențială în cadrul procesului de licențiere. Evaluarea se realizează în baza standardelor minime de calitate aprobate prin ordine ale ministrului muncii și solidarității sociale, aplicabile tipului de serviciu social pentru care se solicită licențierea.

Standardele minime de calitate care stau la baza licențierii vizează, în principal, scopul și specificul serviciului social, respectarea principiilor calității în domeniul serviciilor sociale, protecția drepturilor beneficiarilor și prevenirea oricărei forme de încălcare a acestora, precum și asigurarea unui management de caz adecvat. Un rol central în cadrul evaluării îl au utilizarea instrumentelor standardizate în toate etapele procesului de acordare a serviciilor sociale, calitatea managementului, competența personalului de specialitate, respectarea normativelor minime de personal și a disciplinei economico-financiare.

În această etapă, manualul de proceduri interne al serviciului social, împreună cu instrumentele de lucru aferente, reprezintă elemente-cheie ale evaluării. Acestea reflectă modul concret în care serviciul social este organizat și funcționează în practică, asigurând aplicarea unitară și coerentă a standardelor minime de calitate.

Procedurile interne trebuie să acopere, în mod obligatoriu, întregul ciclu de furnizare a serviciilor sociale și relația serviciului cu beneficiarii, incluzând informarea și admiterea beneficiarilor, evaluarea inițială și reevaluarea periodică a situației acestora, acordarea efectivă a serviciilor sociale, implementarea și monitorizarea managementului de caz, evaluarea serviciului social, precum și suspendarea sau încetarea serviciilor sociale, după caz.

Totodată, procedurile interne trebuie să reglementeze utilizarea instrumentelor standardizate în toate etapele procesului de acordare a serviciilor sociale, protecția și respectarea drepturilor beneficiarilor, prevenirea oricărei forme de abuz, neglijare sau exploatare, precum și mecanismele de control intern, de asigurare și monitorizare a calității, evaluarea continuă a performanței serviciului social și respectarea disciplinei economico-financiare, în deplină concordanță cu standardele minime de calitate aplicabile și cu cerințele legale în vigoare.

Evaluarea serviciului social se realizează atât prin analizarea documentelor justificative și a fișei de autoevaluare, cât și prin efectuarea vizitei de evaluare în teren. Fișa de autoevaluare constituie un instrument standard prin care autoritatea publică locală, în calitate de furnizor de servicii sociale, declară gradul de îndeplinire a indicatorilor de monitorizare aferenți standardelor minime de calitate, pe baza datelor reale existente la nivelul serviciului social. Aceasta trebuie completată cu maximă rigoare, întrucât evaluarea în teren urmărește verificarea conformității informațiilor declarate cu situația existentă în practică.

Vizita de evaluare în teren este realizată de inspectorii sociali în mod inopinat, în termen de maximum 15 zile de la data înregistrării cererii de licențiere, și are ca scop verificarea respectării condițiilor legale de funcționare, a aplicării procedurilor interne și a utilizării efective a instrumentelor de lucru declarate în documentația depusă. Inspectorii evaluează atât gradul de îndeplinire a standardelor minime de calitate, cât și modul concret în care manualul de proceduri interne și instrumentele standardizate sunt aplicate în activitatea curentă a serviciului social.

În funcție de rezultatele evaluării, pot fi constatate următoarele situații:

• îndeplinirea integrală a standardelor minime de calitate și conformitatea documentației cu realitatea din teren;

• îndeplinirea standardelor minime de calitate în proporție de cel puțin 90%, fără a aduce atingere vieții și siguranței beneficiarilor, situație în care pot fi dispuse măsuri de remediere, cu menținerea licenței de funcționare provizorii;

• neîndeplinirea condițiilor legale de funcționare sau neconformitatea datelor declarate, caz în care pot fi aplicate măsuri sancționatorii, inclusiv retragerea licenței de funcționare provizorii.

Această etapă confirmă, în mod obiectiv, dacă serviciul social este pregătit să funcționeze legal și să furnizeze servicii sociale de calitate, manualul de proceduri interne și instrumentele de lucru reprezentând dovada practică a capacității operaționale a serviciului social, și nu simple documente formale.

3. Acordarea licenței provizorii/ licenței de funcționare

În urma finalizării evaluării documentare și a evaluării în teren, autoritatea competentă emite decizia privind aprobarea sau respingerea cererii de licențiere a serviciului social, în funcție de gradul de îndeplinire a standardelor minime de calitate și de conformitatea documentației depuse cu realitatea din teren.

În cazul licențierii inițiale, procesul presupune, în mod obligatoriu, acordarea unei licențe de funcționare provizorii, care atestă faptul că serviciul social îndeplinește condițiile necesare pentru a începe furnizarea serviciilor sociale, sub monitorizarea autorităților competente.

Licența de funcționare provizorie

Licența de funcționare provizorie se acordă în situația în care, în urma procesului de evaluare, se constată că serviciul social îndeplinește condițiile legale de funcționare și respectă standardele minime de calitate aplicabile. Aceasta este acordată pentru o perioadă determinată, diferențiată în funcție de tipul serviciului social: de maximum 3 luni în cazul serviciilor sociale cu cazare și de maximum 6 luni în cazul serviciilor sociale fără cazare.

Pe întreaga durată a licenței de funcționare provizorii, serviciul social are obligația de a funcționa în conformitate cu procedurile interne aprobate, de a aplica în mod efectiv instrumentele standardizate utilizate în furnizarea serviciilor sociale și de a respecta integral standardele minime de calitate. Activitatea desfășurată în această perioadă trebuie să fie consecventă cu informațiile și angajamentele asumate prin documentația depusă, acestea urmând a fi verificate și confirmate în cadrul evaluărilor ulterioare realizate de autoritatea competentă.

Evaluarea în vederea acordării licenței de funcționare

În vederea acordării licenței de funcționare, inspectorii sociali efectuează una sau mai multe vizite de evaluare în teren, care au loc nu mai târziu de 60 de zile înainte de expirarea licenței de funcționare provizorii. Aceste evaluări au rolul de a verifica dacă serviciul social funcționează efectiv în condițiile declarate și respectă în mod integral standardele minime de calitate aplicabile.

În cadrul vizitelor de evaluare, inspectorii sociali urmăresc respectarea tuturor cerințelor legale, confirmarea conformității dintre informațiile prezentate în documentele justificative și în fișa de autoevaluare și situația existentă în practică, precum și modul concret în care procedurile interne și instrumentele de lucru sunt aplicate în activitatea curentă a serviciului social.

În situația în care evaluarea confirmă îndeplinirea integrală a standardelor minime de calitate și conformitatea funcționării serviciului social cu cerințele legale, autoritatea competentă emite licența de funcționare, documentul care conferă dreptul legal de funcționare a serviciului social și integrarea acestuia în rețeaua națională a serviciilor sociale.

Licența de funcționare se acordă pentru o perioadă de 5 ani, pentru toate tipurile de servicii sociale, perioada de valabilitate a licenței de funcționare provizorii fiind inclusă în această durată. La expirarea termenului de valabilitate, licența de funcționare poate fi reînnoită, în condițiile legii, pe baza unei noi evaluări a respectării standardelor minime de calitate și a funcționării efective a serviciului social.

Reînnoirea licenței de funcționare 

Licența de funcționare a serviciului social se acordă pentru o perioadă de 5 ani, iar la expirarea acesteia, continuarea activității este condiționată de obținerea unei noi licențe de funcționare, în conformitate cu prevederile legale în vigoare. Reînnoirea licenței nu este automată și presupune reluarea procesului de evaluare a serviciului social, pentru a confirma menținerea standardelor minime de calitate și a condițiilor legale de funcționare.

Autoritatea publică locală, în calitate de furnizor de servicii sociale, are obligația de a solicita obținerea unei noi licențe de funcționare cu cel puțin 60 de zile înainte de data expirării licenței existente, pentru fiecare serviciu social în parte. Cererea de reînnoire este analizată pe baza documentației justificative depuse și a rezultatelor evaluărilor realizate de inspectorii sociali, în cadrul procesului de monitorizare a respectării standardelor minime de calitate.

În cadrul procedurii de reînnoire, evaluarea serviciului social se realizează prin raportare la funcționarea efectivă a acestuia pe perioada de valabilitate a licenței anterioare, fiind analizate respectarea standardelor minime de calitate, aplicarea procedurilor interne, utilizarea instrumentelor standardizate, competența personalului, protecția drepturilor beneficiarilor și respectarea disciplinei economico-financiare.

În situația în care evaluarea confirmă îndeplinirea integrală a standardelor minime de calitate și conformitatea activității serviciului social cu cerințele legale, autoritatea competentă emite o nouă licență de funcționare, pentru o perioadă de 5 ani. În cazul în care sunt constatate neconformități care nu sunt remediate în termenele stabilite, pot fi dispuse măsuri de suspendare a activității sau de retragere a licenței, urmate de radierea serviciului social din Registrul electronic unic al serviciilor sociale, potrivit legii.

În situația în care licența de funcționare expiră și nu este obținută o nouă licență, serviciul social nu mai poate funcționa legal, iar furnizarea de servicii sociale devine neconformă cu prevederile legislației în vigoare. Autoritatea competentă poate dispune suspendarea activității serviciului social și, după caz, radierea acestuia din Registrul electronic unic al serviciilor sociale.

Ce oferim prin serviciul nostru

Prin serviciul de asistență pentru licențierea serviciilor sociale, oferim autorităților publice locale un sprijin profesionist și structurat pe întregul parcurs al procesului de licențiere, de la etapa de pregătire a documentației până la finalizarea procedurii, în deplină conformitate cu cadrul legal aplicabil.

Echipa noastră asigură elaborarea integrală a documentației necesare licențierii, adaptată specificului fiecărui serviciu social și cerințelor standardelor minime de calitate, inclusiv redactarea manualului de proceduri interne, a procedurilor operaționale și a instrumentelor de lucru utilizate în activitatea curentă a serviciului social. Documentele sunt concepute astfel încât să reflecte fidel modul real de funcționare al serviciului și să asigure aplicarea coerentă și unitară a cerințelor legale.

De asemenea, oferim sprijin în întocmirea fișei de autoevaluare, completată pe baza datelor reale existente la nivelul serviciului social, precum și în completarea și structurarea cererii de licențiere, cu respectarea strictă a condițiilor prevăzute de legislația în vigoare. Ne asigurăm că întreaga documentație este corelată, coerentă și pregătită pentru evaluare, reducând riscul solicitărilor de clarificări sau al respingerii dosarului.

Autoritățile publice locale beneficiază, totodată, de sprijin pe parcursul depunerii dosarului de licențiere și al procesului de analiză, inclusiv asistență în relația cu autoritatea competentă, formularea răspunsurilor la solicitările de clarificări și pregătirea pentru evaluările în teren realizate de inspectorii sociali.

În ceea ce privește obținerea autorizațiilor și avizelor necesare funcționării serviciului social (autorizația sanitară de funcționare emisă de DSP, documentele ANSVSA, autorizația de securitate la incendiu emisă de ISU, certificatul constatator ITM), acestea reprezintă, potrivit legii, o obligație directă a autorității publice locale, solicitările fiind formulate în mod obligatoriu de către autoritatea publică locală. Deși aceste demersuri nu pot fi realizate în numele autorității publice locale, oferim consultanță tehnică și sprijin permanent, prin clarificarea cerințelor legale, corelarea acestora cu standardele minime de calitate și orientarea privind documentația necesară.

Pe întreaga durată a procesului, autoritatea publică locală beneficiază de asistență continuă, astfel încât procedura de licențiere să se desfășoare într-un cadru predictibil, coerent și sigur din punct de vedere juridic. Prin acest serviciu, nu se obține doar licența de funcționare, ci se construiește o bază operațională solidă, care susține funcționarea legală, eficientă și de calitate a serviciilor sociale pe termen lung.

Beneficii-cheie ale serviciului de licențiere a serviciilor sociale

• Siguranță juridică – documentație completă și corect întocmită, în deplină conformitate cu legislația în vigoare și cu standardele minime de calitate aplicabile serviciilor sociale.

• Economie de timp și resurse – preluăm integral redactarea documentelor, a procedurilor interne și a instrumentelor de lucru, reducând semnificativ efortul administrativ al autorității publice locale.

• Reducerea riscului de respingere a dosarului – documentație coerentă, corelată și pregătită pentru evaluare, diminuând riscul solicitărilor de clarificări sau al neconformităților identificate de inspectori.

• Sprijin pe tot parcursul procesului – asistență continuă, de la pregătirea dosarului și depunerea acestuia până la evaluările în teren și obținerea licenței de funcționare.

• Conformitate reală, nu formală – proceduri și instrumente de lucru adaptate modului real de funcționare al serviciului social, aplicabile în practică și ușor de utilizat de personal.

• Continuitatea serviciilor sociale – evitarea blocajelor administrative, a suspendării activității sau a pierderii dreptului de funcționare din cauza unor neconformități procedurale.

• Bază solidă pentru dezvoltare – servicii sociale organizate legal și eficient, eligibile pentru finanțări publice și nerambursabile și integrate în sistemul național de asistență socială.